现在备份，否则追悔莫及

维持最新的备份文件可以挽救您的企业

数据是重要的企业资产，但也是最脆弱的资产。例如，硬盘崩溃、病毒或自然灾难都可能导致丢失所有客户清单和财务报表。

不幸的是，大多数企业并不重视备份业务数据，直至遭受严重打击才追悔莫及。但已为时晚矣。

您可以轻松创建备份文件，以便还原计算机上的重要业务信息，但这需要规划和不懈的努力。您需要做以下准备。

确定保存的内容
第一步，您要确定哪些数据需要保护。您不需要备份任何文字处理、电子表格或其他类型程序。程序可以通过原始磁盘重新安装。即使是遭受严重的破坏，也可以相对轻松地获取替代磁盘。

您应当担心的是企业创建的相关工作。包括：

•	包含客户联系人数据和订购记录的数据库以及库存信息
•	财务软件数据文件，包括电子表格
•	文档，包括重要信件、备忘录、工作产品以及与业务计划相关的所有内容
•	电子邮件，尤其是包含重要数据（如，客户查询和联系人信息）的邮件
•	网站文件（除非您的网站由第三方托管）
•	任何其他如果丢失将会给您的企业造成巨大困难的数据

您还应当保存系统配置文件和其他设置文件（如 Internet 书签），但这些文件并不像其他文件一样重要。

请先确定包含需要备份的文件的文件夹列表，然后再继续操作。

使用备份软件
弄清楚需要保存的内容后，您应当开始定期备份。如果手动复制重要文件进行备份，则当有大量文件或文件夹时，将会很耗时耗力。

最好使用备份软件。您可以选择使用操作系统附带的备份软件包。 Windows XP 和 Windows Small Business Server 2003 都附带有用于备份的工具。 Microsoft Windows XP Professional 附带的备份工具已随系统安装。（如果您使用 Windows XP Home Edition，则需要从安装光盘上安装。）

要设置 Windows 备份，请单击“开始”，依次指向“所有程序”、“附件”、“系统工具”，然后单击“备份”。单击“下一步”确认打开的屏幕，选择“备份文件和设置”，然后单击“下一步”。

Windows 备份工具将询问您要保存哪些文件。您可能不需要选择“这台计算机上的所有信息”，那样会备份所有内容，包括所有程序文件。如果您安装了许多软件，则最后可能获得一个巨大的备份文件，甚至无法保存。

如果所有人都将其重要文件保存在“我的文档”文件夹中，则您可以选择“每个人的文档和设置”。否则，您应该选择“让我选择要备份的内容”，然后再选择您认为重要的文件夹。完成后，单击“下一步”。

Windows Small Business Server 2003 还附带有备份配置向导，您可以指定要复制的文件夹（不管是将备份保存在硬盘驱动器上还是磁带驱动器上）以及应该执行备份的频率。您还可以使用此工具手动启动备份。

了解您的存储选项
备份工具可以创建一个包含所有重要文档的文件，但您需要指定保存文件的位置。默认情况下，文件将保存至软盘，但如果信息量太大，您可能需要成打甚至上百个软盘。

还可以选择将备份保存到您的网络上或计算机中另外一个硬盘驱动器上。只需单击“浏览”，然后选择保存文件的位置即可。为文件指定一个描述性名称，然后单击“下一步”。

如果硬盘发生故障或被病毒感染，这种类型的备份可以提供一些保护，但如果发生火灾或自然灾难，您可能会失去整台计算机和全部数据。因此，您应当定期将备份文件复制到 CD、DVD 或外部驱动器上，并保存在办公场所以外的安全位置。

您可以从您在 Windows 备份中指定的文件夹中找到备份文件。如果该文件少于 640 兆字节，您可以使用 CD 刻录机将文件保存到标准的 CD-ROM 上。如果更大，您需要使用 DVD。确保您的刻录机可以写入可记录 DVD。

您还可以使用可重复使用的介质，如闪存或外挂硬盘驱动器。检查备份文件的大小以确定需要多少存储空间。

更多备份建议
此处提供了一些您在执行备份时可以参考的其它建议：

•	坚持计划。请切记，您的数据的安全取决于您的最后一次备份。如果您的硬盘驱动器崩溃了，但您已有一个月未备份数据了，那么您将丢失掉一个月的辛勤工作。这就是为什么定期备份数据如此重要。您可能每晚都要将文件备份至硬盘驱动器或网络服务器。备份工具可以让您选择备份频率及时间。
•	非现场存储。尽管每晚都将数据备份到网络或磁带上不失为一个好主意，但您仍需要制定一个计划将文件保存到 CD、DVD 或可移动存储设备上，供非现场传送使用。备份的频率视您的企业可以承受丢失数据的程度而定。
•	练习还原数据。最好永远都不要使用备份，但最好还是了解还原数据并不比备份数据轻松。如果您使用 Windows Small Business Server 2003，则可按照其步骤将整个服务器上的全部内容还原为单个文件。 Windows 备份也支持您使用备份文件执行还原。您应当在使用前测试备份步骤。请使用只安装了操作系统，但未接入网络的计算机。如果您测试现有网络上的备份，则可能意外以旧数据覆盖新文件，或错误识别潜在问题。